Wenn jedes Detail zählt

Das Bauhaus als „Brennpunkt künstlerischer und demokratischer Aufbrüche“ — unter diesem Motto fand das Symposium „Bauhaus & Weimar“ statt. Am 2. und 3. Mai präsentierten verschiedene Referenten im Bauhaus-Museum in Weimar ihre Perspektiven zu diesem Thema. Hinter der Veranstaltung steckt jedoch mehr als deren Inhalt.

Die 22-jährige Studentin Hannah Wamers hat einen großen Teil zu den Vorbereitungen für das Symposium beigetragen. Sie arbeitet für Patrick Rössler, einen der Hauptorganisatoren: „Für mich ist die Veranstaltung der wohlverdiente und langersehnte Schlusspunkt eines umfangreichen Projekts“, offenbart dieser. Als Professor für Kommunikationswissenschaft gehört er einer der vier veranstaltenden Institutionen an: der Universität Erfurt, der Forschungsstelle Weimarer Republik an der Friedrich-Schiller-Universität Jena, dem Verein Weimarer Republik und der Klassik-Stiftung Weimar.

Flyer gestalten, eine Webseite erstellen, E-Mails schreiben — das sind nur Ausschnitte von Hannahs Aufgaben. Besonders die Kontaktaufnahme zu den Referenten war anfangs ungewohnt für sie: „Das hat mich schon Überwindung gekostet, aber das ging dann immer besser“, gesteht sie. „Da hab' ich dann schon daraus gelernt.“

Mit Herzblut dabei

Rössler kommt nicht allein durch seine Arbeitsstelle in die Position als Organisator und Moderator. Seine Motivation basiert insbesondere auf jahrelanger Forschungsarbeit in diesem Bereich. Deshalb veröffentlichte der Professor ein Buch zu dem Thema, welches als Ideengeber und Grundlage des Symposiums diente. „Wir haben knapp zehn Jahre an der Idee gearbeitet“, berichtet er. Um diese umzusetzen, engagierte er sich sehr. Auch für Hannah sei das Symposium mehr als nur ein Job:

Ausgewählt hat sie die Referenten nicht selbst, das war die Aufgabe Rösslers. „Bei der Auswahl der Redner war es uns wichtig, eine vernünftige Mischung aus den beteiligten Disziplinen zu bekommen“, erklärt dieser die Hintergründe. Außerdem müsse man darauf achten, dass Referenten verschiedener Geschlechter, Altersgruppen und Herkunftsorte eingeladen werden. Die Planung forderte noch mehr: Für die Finanzierung über das bundesweite Programm „100 Jahre Bauhaus“ mussten Förderanträge gestellt und bewilligt werden. Ein von der Thüringer Staatskanzlei eingesetzter Expertenbeirat sei dabei entscheidend gewesen, erläutert Rössler.

Besonderheiten des Symposiums

Doch was unterscheidet die Veranstaltungsorganisation von der für andere Events? Die Autorin Irmtraud Schmitt beschreibt in ihrem „Praxishandbuch Event Management“ die optimale Veranstaltungsorganisation. Im Vergleich zum Symposium unterscheiden sich einige Aspekte: Mit dem Budget von 20.000 Euro konnten die notwendigen Materialien und Honorare finanziert werden. Auf Catering oder Geschenke, wie sie Schmitt empfiehlt, wurden aber verzichtet. Auch andere Tipps wie etwa eine passende Dekoration berücksichtigten die Organisatoren in Weimar nicht. Ein Grund dafür ist, dass es den Veranstaltern um Wissensaustausch und nicht um Profit ging.

Parallelen gab es dennoch: Schmitt rät dazu, eine Zielgruppe zu definieren – beim Symposium waren dies „Studierende und die regionale Öffentlichkeit“, so Rössler. „Ein Organisationsteam ist dazu da, die Verantwortung und die vielfältigen Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen“, schreibt die Autorin weiter in ihrem Buch. „Fast von selbst“ hätten sich die Aufgaben bei der Planung auf die Institutionen verteilt, berichtet der Professor aus der Praxis. Während sich zum Beispiel die Klassik-Stiftung als Hauseigentümer um Dinge wie die Technik gekümmert hat, war er für inhaltliche Aufgaben wie die Programmzusammenstellung oder Anmeldungen zuständig. Letztlich habe die Zusammenarbeit aller zum Gelingen der Veranstaltung geführt, meint er – und auch Schmitt bestätigt: „Viele Bausteine sind wichtig für den Erfolg.“